We are excited to let you know that Concierge Plus, our new resident & management system, is tentatively scheduled to be to begin a phased roll out next Wednesday, April 14^th, 2021.  As shared before, Concierge Plus will be our go-to systems for resident services and management that will enable 24/7 resident self-service and should improve both service levels and visibility into their delivery, empowering residents.

The system will consolidate contact information, vehicle registration, visitor notifications for the front gate, amenity reservations, package notifications, maintenance requests, and much more. It will be much more convenient for you to access Concierge Plus 24/7 from your smart phone (or computer) rather than calling the office or filling forms. It will also simplify the work of the management office by consolidating functionality across multiple disparate systems.

What to expect

Features on the new system will be rolled out in stages, with Stage 1 allowing you and each of our residents to familiarize yourselves with the site and create/update your user profiles and contact information. It will also provide residents limited access to the following features:

• Set up user password
• Update resident contact information, including your preferred mailing address
• View building and community events and important dates
• Access community files and documents

These features will be available on a beta level capacity; this means functionality is being fine-tuned and errors can happen though not expected, given testing already took place.

In preparing for the rollout of this new system, please be advised that the Association’s website will be unavailable for two days prior to the activation of this new software (starting next Monday, April 12^th). Please note that during Stage 1, management will be running the Concierge Plus System and Legacy Systems simultaneously to ensure a smooth transition to the new platform. Management’s main focus during this initial period, likely to be 30-60 days, will be updating data of existing units’ occupants list, vehicle information, contact info, etc. Once data has been updated and residents have had a chance to sign up and access their Concierge Plus accounts, we will then switch to the new system.

During this first stage of the system rollout, please continue making amenity reservations, maintenance requests, visitor registrations, receiving package notifications, and Association communications as you have in the past.

Stage 1 will be followed by a gradual expansion of features which will be added to the residents’ portal as part of Stage 2 & 3 of the system roll out. As more features are made available, additional emails explaining the new features will be sent to you with “How To” instructions on how to use them.  Please note that, on an exception basis, residents that are either unable or unwilling to use the Concierge Plus system, will still be able to access amenities and request service the way they have in the past.

TKB Resident action requested

We ask that each head of household take a few minutes to do the following in the next two weeks.

1. Receive email and Password from Concierge Plus. Residents who do not received a temporary user name/password may request an account by contacting Martha Casado at martha@tkbonline.com.
2. Go to tkbonline.com, and/or download the Concierge Plus App from the Apple Store or Google Play Store to your smart devices (search for “Concierge Plus” app).
3. Review and update contact information
   1. Set up user password
   2. Update resident contact information, including your preferred mailing address and all resident info
4. OPTIONAL: Familiarize yourself with the site by navigating through the menus and options
5. Provide Feedback and/or suggestions by contacting Jorge Alfonso at jorge@tkbonline.com

Resources & Training

Below please find links to “How To” guides that will help you navigate the site. These documents as well as a residents training video will be available on the new website or app under the Residents’ How To Guide which can be accessed in the Media Library.

• How to Log into Concierge Plus
• How to Request an Account in Concierge Plus
• How to Update your contact Information and change your password
• How To View Announcements in Concierge Plus
• How to access Documents and the Media Library

We are excited that this new system will help us improve the level of service and communication to our residents. If you have questions, or need assistance to access your account please contact the Management Office at 305-361-9114, Ext 105.

Joe Maura

General Manager

Towers of Key Biscayne

Concierge Plus, el nuevo sistema de software de gestión de TKB

Nos complace informarle que Concierge Plus, nuestro nuevo sistema de administración y para residentes, está programado tentativamente para comenzar una implementación gradual el próximo miércoles 14 de abril de 2021. Como se compartió anteriormente, Concierge Plus será nuestro sistema de referencia para servicios y administración para residentes que permitirá el autoservicio para residentes las 24 horas del día, los 7 días de la semana y debería mejorar los niveles de servicio, empoderando a los residentes.

El sistema consolidará la información de contacto, el registro de vehículos, las notificaciones de visitantes para la puerta principal, las reservas de servicios, las notificaciones de paquetes, las solicitudes de mantenimiento y mucho más. Será mucho más conveniente para usted acceder a Concierge Plus 24/7 desde su teléfono inteligente (o computadora) en lugar de llamar a la oficina o completar formularios. También simplificará el trabajo de la oficina de administración al consolidar la funcionalidad en múltiples sistemas dispares.

Que esperar

Las funciones del nuevo sistema se implementarán en etapas, y la Etapa 1 le permitirá a usted y a cada uno de nuestros residentes familiarizarse con el sitio y crear / actualizar sus perfiles de usuario e información de contacto. También proporcionará a los residentes acceso limitado a las siguientes funciones:

• Configurar contraseña de usuario
• Actualizar la información de contacto de los residentes, incluida su dirección postal preferida
• Ver eventos del edificio y de la comunidad y fechas importantes
• Acceder a archivos y documentos de la comunidad

Estas funciones estarán disponibles en una capacidad de nivel beta; esto significa que la funcionalidad se está afinando y pueden ocurrir errores, aunque no esperados, dado que las pruebas ya se realizaron.

Al prepararse para el lanzamiento de este nuevo sistema, tenga en cuenta que el sitio web de la Asociación no estará disponible durante dos días antes de la activación de este nuevo software (a partir del próximo lunes 12 de abril). Tenga en cuenta que durante la Etapa 1, la administración ejecutará el sistema Concierge Plus y los sistemas heredados simultáneamente para garantizar una transición sin problemas a la nueva plataforma. El enfoque principal de la administración durante este período inicial, probablemente de 30 a 60 días, será actualizar los datos de la lista de ocupantes de las unidades existentes, la información del vehículo, la información de contacto, etc. Una vez que los datos se hayan actualizado y los residentes hayan tenido la oportunidad de registrarse y acceder a sus cuentas de Concierge Plus, luego cambiaremos al nuevo sistema.

Durante esta primera etapa del lanzamiento del sistema, continúe haciendo reservas de servicios, solicitudes de mantenimiento, registros de visitantes, recepción de notificaciones de paquetes y comunicaciones de la Asociación como lo hizo en el pasado.

La etapa 1 será seguida por una expansión gradual de funciones que se agregarán al portal de los residentes como parte de las etapas 2 y 3 del despliegue del sistema. A medida que haya más funciones disponibles, se le enviarán correos electrónicos adicionales que explican las nuevas funciones con instrucciones de cómo utilizarlas. Tenga en cuenta que, de manera excepcional, los residentes que no puedan o no quieran usar el sistema Concierge Plus, aún podrán acceder a las comodidades y solicitar el servicio de la forma en que lo han hecho en el pasado.

Acción de residente de TKB solicitada

Pedimos que cada cabeza de familia se tome unos minutos para hacer lo siguiente en las próximas dos semanas.

1. Reciba correo electrónico y contraseña de Concierge Plus. Los residentes que no hayan recibido un nombre de usuario / contraseña temporal pueden solicitar una cuenta comunicándose con Martha Casado en martha@tkbonline.com.
2. Vaya a tkbonline.com y / o descargue la aplicación Concierge Plus de Apple Store o Google Play Store en sus dispositivos inteligentes (busque la aplicación “Concierge Plus”).
3. Revisar y actualizar la información de contacto.
   1. Configurar contraseña de usuario
   2. Actualice la información de contacto de los residentes, incluida su dirección postal preferida y toda la información de los residentes
4. OPCIONAL: Familiarícese con el sitio navegando por los menús y las opciones.
5. Proporcione comentarios y / o sugerencias poniéndose en contacto con Jorge Alfonso en jorge@tkbonline.com

Recursos y formación

A continuación, encontrará enlaces a las guías de “procedimientos” que le ayudarán a navegar por el sitio. Estos documentos, así como un video de capacitación para residentes, estarán disponibles en el nuevo sitio web o aplicación en la Guía práctica para residentes, a la que se puede acceder en la Biblioteca de medios.

• • Cómo iniciar sesión en Concierge Plus
  • Cómo solicitar una cuenta en Concierge Plus
  • Cómo actualizar su información de contacto y cambiar su contraseña
  • Cómo ver anuncios en Concierge Plus
  • Cómo acceder a los documentos y la biblioteca de medios

Estamos entusiasmados de que este nuevo sistema nos ayude a mejorar el nivel de servicio y comunicación con nuestros residentes. Si tiene preguntas o necesita ayuda para acceder a su cuenta, comuníquese con la Oficina de administración al 305-361-9114, Ext 105.

Joe Maura

Gerente general

Torres de Key Biscayne